E-facturatie via Peppol vanaf 2026 verplicht in België

Wat is e-facturatie?

E-facturatie betekent al lang niet meer ‘het digitaal versturen van pdf-facturen per mail’. Als men het vandaag over e-facturatie heeft, dan gaat dit over een gestructureerde elektronische factuur in UBL-formaat volgens de Europese Peppol-standaard.  Dat klinkt technisch en ingewikkeld, maar het  belangrijkste is dat dit type bestanden automatisch door jouw facturatie en/of boekhoudsoftware zal moeten herkend en verwerkt worden met minimale manuele tussenkomst van jou als ondernemer. Het is wel belangrijk om het juiste facturatie- en boekhoudpakket te implementeren.

Waarom e-facturatie?

Hiermee wil men inzetten op een doorgedreven administratieve vereenvoudiging en op het versnellen van de digitalisering. In de praktijk wil dat zeggen dat bedrijven het verzenden en ontvangen van hun facturen kunnen automatiseren, waardoor ze makkelijker kunnen worden verwerkt door boekhoudsystemen, maar ook door andere stromen (voorraadbeheer, betalingen enz.). Dit geldt vanaf 1 maart 2024 reeds voor overheidsopdrachten met een waarde vanaf 3000 euro. Daarnaast voert de federale regering een algemene verplichting in vanaf 1 januari 2026 voor alle facturen tussen BTW-plichtigen. Deze verplichting geldt (nog) niet voor facturen met particuliere klanten.

Wat is Peppol?

Peppol is een Europese standaard voor het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen. Via dit netwerk kunnen overheden, bedrijven en andere organisaties eenvoudig, snel en veilig elektronische berichten uitwisselen. Ondernemingen kunnen zich via een éénmalige registratie bij een Peppol-access point aansluiten op dit netwerk. Door die aansluiting wordt een onderneming automatisch met alle andere deelnemers van het netwerk verbonden. Daarvoor is het cruciaal om te werken met facturatie- en boekhoudsoftware die Peppol compatibel zijn.
Elke e-factuur wordt verwerkt door het Access Point waarbij de ondernemer die de factuur uitgeeft, is aangesloten. Vervolgens wordt de factuur hetzij rechtstreeks verzonden naar de ondernemer voor wie de factuur is bedoeld, hetzij zal de factuur via een centrale toepassing worden doorgezonden naar het Access Point van de ondernemer (B2B) of overheid (B2G) die de factuur moet ontvangen.

Digitalisatie wordt de norm

Een van de grootste uitdagingen bij de overgang naar e-facturatie is de keuze en of garantie van de technologie die daarvoor vereist is. Ondernemingen moeten hun bestaande systemen/software aanpassen of nieuwe systemen implementeren om elektronische facturen te kunnen verzenden en ontvangen. Bovendien moet ervoor gezorgd worden dat die systemen compatibel zijn met de standaarden die wereldwijd van toepassing zijn, zoals UBL.
Experts raden daarom aan om alvast te starten met de implementatie van het Peppol-formaat. Deze standaard voor digitale facturatie is Europees, maar ook wereldwijd in gebruik.

Ondernemingen moeten dus een grondige analyse maken van hun bestaande processen en waar nodig investeren in de juiste technologische oplossingen.
Wees gerust, Decupere & Partners zal je hierover blijven informeren en tijdig helpen. Indien gewenst zullen onze digitale experten jouw onderneming screenen en adviseren welke processen of softwarepakketten aan een upgrade toe zijn.

Positieve evolutie

Decupere & Partners is ervan overtuigd dat zij een actieve rol moet spelen in het promoten van de voordelen van e-facturatie bij haar klanten. Als voornaamste reden om er voor te zorgen dat haar klanten de digitale sneltrein niet missen en bijkomend om duurzaam ondernemen te stimuleren. We zijn overtuigd dat het Peppol-netwerk op termijn nog voordelen zal opleveren voor ondernemers, alhoewel deze op vandaag niet altijd duidelijk zijn. Het is een logische vervolgstap in het opzetten van een digitale boekhouding en vereenvoudigt de uitwisseling en de verwerking van documenten.

Door op de deadline te anticiperen kunnen bedrijven hun facturatiestromen inventariseren en uitvoerig bekijken, zich aanpassen aan de nieuwe normen en een vlotte transitie naar elektronische facturatie bewerkstelligen.
Vanuit die overtuiging heeft Decupere & Partners daarom beslist om vanaf 1 januari 2025 enkel nog via digitale boekhouding te werken met haar klanten.

Voor alle vragen omtrent e-facturatie en hoe hiervoor jouw onderneming klaar te stomen, klik hier en laat jouw gegevens achter of neem contact op met jouw dossierbeheerder.