Hoe breng je jouw verzuimbeleid tot leven in je onderneming?

Als ondernemer sta je dagelijks voor de uitdaging om je bedrijf draaiende te houden en tegelijkertijd het welzijn van je medewerkers te waarborgen. Een doeltreffend verzuimbeleid speelt hierin een cruciale rol. Dit beleid omvat niet alleen regels en procedures om afwezigheden te beheren, maar ook strategieën om die afwezigheden te verminderen en zelfs te voorkomen.

Het doel?

Het creëren van een productieve en positieve werkomgeving waar elke medewerker zich gewaardeerd voelt. De sleutel tot succes ligt in het verzamelen van accurate data, het opstellen van heldere communicatielijnen en het implementeren van gestructureerde processen. Maar hoe breng je dit beleid tot leven in jouw bedrijf?

1) Meten is weten

Het begin van een effectief verzuimbeleid is inzicht in de huidige situatie:

• Hoeveel dagen zijn medewerkers afwezig?
• Wat is de frequentie van die afwezigheden?
• Wat zijn de oorzaken van die afwezigheden?

De Bradford Factor biedt hier een waardevolle meerwaarde ten opzichte van simpelweg het tellen van aanwezigheidsdagen. Deze methode analyseert niet alleen hoe vaak iemand afwezig is, maar ook hoe die afwezigheden verdeeld zijn over tijd. Dit is belangrijk omdat frequent kortstondig verzuim vaak een grotere impact heeft op de bedrijfsvoering dan een langere aaneengesloten periode van afwezigheid. Het herhaaldelijk moeten aanpassen van planningen en taken kan disruptief werken en de werkdruk voor andere teamleden verhogen.

2) Goeie afspraken maken goeie collega's

Transparantie over verwachtingen is essentieel:

• Wat wordt er van medewerkers verwacht bij ziekte?
• Hoe en welke informatie moet worden gedeeld?

Het is bijvoorbeeld gemakkelijk om bij afwezigheid een eenvoudig chatberichtje te versturen naar een collega, maar is dit de manier van communiceren die je als bedrijfsleider wilt?  

Zet duidelijk op papier wat je van jouw medewerkers verwacht in o.a. volgende gevallen:  

• Wat als je onverwacht niet naar het werk kan komen?  
• Wat als je ziek bent?  
• Wat als je langer ziek bent?  
• Wat als je voor een lange periode uitvalt?  
• Word je ziek op het werk?  
• Heb je een ongeval op het werk of op weg van/naar het werk?  
• ... 

Bepaal daarnaast voor jezelf hoe je volgende zaken wil aanpakken:  

• Wat doe je na 1, 2 of meer dagen afwezigheid?  
• Wat doe je bij een derde afwezigheid binnen een periode van 1 jaar?  
• Wie voert zo'n terugkomgesprekken?  
• Wie houdt contact bij langdurige afwezigheid? 
• Wat doe je bij terugkeer na een lange periode van afwezigheid?  
• Hoe houd je verslag bij? 
• ... 

3) Communicatie is key!

Na de juiste afspraken is heldere communicatie en een goede opvolging essentieel.

Betrek de juiste personen, zoals directe leidinggevenden, en voorzie hen van de nodige hulpmiddelen voor effectieve terugkomgesprekken.

Hieronder alvast enkele tips om de terugkomgesprekken vorm te geven

1. Kies een geschikt moment.
2. Zorg voor een goede voorbereiding met relevante data.
3. Bespreek de gevolgen van afwezigheid voor het bedrijf.
4. Onderzoek samen de oorzaken van verzuim.
5. Kom samen tot oplossingen en leg deze vast.
6. Plan een opvolgingsgesprek.

Met een duidelijke definitie van het verzuimbeleid en een plan voor implementatie, kun je aan de slag om dit efficiënt uit te bouwen.
 

Heb je ergens toch vragen? Neem contact op met je dossierbeheerder of met ons HR-team Knowhow.