Stuur op betere marges met Power BI

Je rondt een offerte af die je een mooie marge zou opleveren, maar onderweg stapelden kleine afwijkingen zich op: onvoorziene kosten, extra gepresteerde uren, meerwerken die niet werden geregistreerd en gefactureerd... Je denkt alles onder controle te hebben, maar aan het einde van de rit blijft er minder over dan verwacht. Veel ondernemers en projectmanagers herkennen dat gevoel en kampen hierdoor met krappe marges. 

De oorzaak?

Niet omdat de data ontbreken, integendeel, maar omdat ze overal verspreid zit: in statische Excelbestanden, in losse tools, in systemen die niet met elkaar praten. 

Het gevolg? 

Geen duidelijk zicht op je werkelijke directe en indirecte kosten, en dus geen échte controle over je marges of resultaten. 

In een eerder artikel gaven we al aan hoe belangrijk het is om data te gebruiken voor strategische beslissingen. In dit artikel gaan we dieper in op hoe voor- en nacalculatie daarbij een cruciale rol spelen, en hoe Power BI dit proces eenvoudiger en inzichtelijker maakt.

Waarom voor- en nacalculatie essentieel zijn voor een betere kostbeheersing 

Met voorcalculatie bedoelen we de opgemaakte offerte, een raming van de verwachte kosten, uren en materialen vóór de start van het project. De nacalculatie daarentegen berekent de werkelijke kosten, uren en materialen na afloop van het project. Deze nacalculatie vergelijk je idealiter met je voorcalculatie. Dit laat toe te bepalen: 

• Hoe winstgevend het project was 
• Waar afwijkingen ten opzichte van de voorcalculatie zijn ontstaan 
• Wat je kan bijsturen bij toekomstige projecten  

Toch wordt nacalculatie door gebrek aan tijd, tools en de correcte data in de praktijk vaak vergeten. Consistent nacalculaties uitvoeren is nochtans van essentieel belang. Het helpt je als ondernemer toekomstige projecten nauwkeuriger te plannen en te budgetteren, wat de winstgevendheid ten goedekomt.   

Hoe Power BI voor- en nacalculatie inzichtelijk maakt 

Power BI is een uitstekende tool voor beter kostbeheer en inzichtelijke nacalculatie omdat het de verspreide project-, financiële en operationele gegevens samenbrengt in één interactief dashboard.  

Voordelen van Power BI bij voor-en nacalculaties:

1. Integratie met je bestaande systemen

   Power BI koppelt je ERP-pakket, boekhoudpakket, projectmanagementsoftware, urenregistratiesysteem, Excel, SharePoint,...

2. Real-time inzichten

   Inzichten in de projectmarges en de gebudgetteerde vs actuele kosten, uren en inkomsten. Dit maakt het mogelijk om budgetoverschrijding vroegtijdig op te sporen en bij te sturen.

3. Interactiviteit

   Filter en zoom in op wat voor jou belangrijk is. ​Raadpleeg data per project of klant, tijdsperiode… of klik door van het totaalresultaat naar de gedetailleerde kostenposten van een specifiek project (arbeidsuren, materiaal…)​

4. Automatische waarschuwing bij afwijkingen

Stel alerts in om meldingen te krijgen wanneer:​

• Kosten boven x% van geplande kosten stijgen​
• Materiaalverbruik afwijkt van de raming​
• Marges onder een vooraf bepaalde drempel zakken​