Werk jij efficiënt met goedkeuringsflows op je aankoopfacturen?

Waarom manuele factuurgoedkeuring de bottleneck van je financiële administratie is

Met de uitrol van Peppol is het verwerkingsproces van inkomende facturen sneller, consistenter en betrouwbaarder. Maar deze digitalisering heeft ook een keerzijde: doordat facturen automatisch binnenstromen in IT-systemen, verliezen ondernemers soms het zicht op wat er precies binnenkomt. En net vóór een factuur wordt betaald of wordt geboekt, wil je wél zeker zijn dat alles klopt en rechtmatig is. 

In de praktijk blijkt echter dat veel ondernemingen geen formeel goedkeuringsproces hebben. Facturen worden ad hoc afgestemd via e‑mail, telefoon, chat, mondeling of zelfs nog afgedrukt en voorgelegd aan de bedrijfsleider. Daardoor ontstaat een stille bottleneck in de financiële administratie: facturen blijven hangen. Bijgevolg gaan betalingskortingen verloren, komt de cashflow onder druk te staan en raken leveranciers gefrustreerd door laattijdige betalingen. 

Tegelijk spenderen financiële medewerkers veel tijd aan manuele opvolging van de goedkeuring van facturen: statussen bijhouden, oude communicatie opzoeken, navragen bij collega's… zonder dat iemand echt een duidelijk overzicht heeft.  

Net om die reden loont het om goedkeuringsflows op facturen te activeren in je pre-accounting of boekhoudsysteem. 

Wat is een goedkeuringsflow? 

Een goedkeuringsflow is een geautomatiseerde workflow die inkomende aankoopfacturen, creditnota’s en onkosten stuurt naar de juiste goedkeurders op basis van vooraf ingestelde regels, vóórdat de factuur wordt betaald. Het doel: controle door de juiste mensen en correcte uitvoering van betalingen.   

Voorbeelden van goedkeuringsregels zijn:  

• Drempelwaarden: bv. facturen onder €10.000 worden goedgekeurd door de teamlead; facturen tussen €10.000 - €50.000 door de manager en deze boven €50.000 door directie 
• Specifieke leveranciers: bv. facturen van leverancier X worden goedgekeurd door persoon Y 
• Kostenplaats: bv. facturen met de kostenplaats ‘marketing’ worden goedgekeurd door de marketingverantwoordelijke 

Op basis van regels komt de juiste factuur automatisch bij de juiste persoon terecht. Bij afwezigheid van de goedkeurder door ziekte of vakantie, kan de factuur worden doorgeschoven naar een back-uppersoon. Dit garandeert continuïteit en spreidt de goedkeuringslast over jouw team. 

Je kan goedkeuringen geven in je pre-accounting tool of ERP-systeem of zelfs via een mobiele app. Verder heb je de mogelijkheid opmerkingen toe te voegen of afgekeurde facturen en onkosten te voorzien van een reden en actie.  Dit centraliseert alle communicatie en maakt elke goed- of afkeuring traceerbaar waardoor de audittrail volledig en overzichtelijk is.  

Waarom factuurgoedkeuringsflow inzetten? 

• Grip en risicobeheersing: vermijd onrechtmatige of foutieve betalingen  
• Efficiëntie: minder e‑mailverkeer, minder manueel opvolgingswerk, snellere doorlooptijd van ontvangst van factuur naar betaling 
• Transparantie en auditproof: duidelijke verantwoordelijkheden, heldere statussen (“wacht op  goedkeuring”, “goedgekeurd”, “afgewezen”) en een volledige audittrail  

Hoe ga je aan de slag? 

Start eenvoudig. Kleine stappen leveren vaak snel resultaat op. 

1. Definieer een duidelijk beleid: Bepaal de goedkeurders,  drempels, uitzonderingen en back-ups voor goedkeurders 
2. Kies het platform: Activeer goedkeuringsflows in jouw pre‑accounting of ERP/boekhoudingssysteem, of een combinatie 
3. Beperk rollen en rechten waar nodig 
4. Test goedkeuringsregels: Keep it simple, start met 2–3 heldere regels  
5. Gebruik getrapte goedkeuringen: Hanteer voor hogere bedragen een tweestap-goedkeuring. Bv. Teamlead <€5.000, Manager en finance >€5.000 
6. Stel automatische notificaties in: Word via e-mail op de hoogte gebracht wanneer er nieuwe documenten door jou moeten worden goedgekeurd 
7. Noteer context: Maak gebruik van commentaren en bijlagen bij goed- en afkeuringen 
8. Gebruik de mobiele app: Keur documenten overal en wanneer je maar wil goed  
9. Automatiseer goedkeuring bij lage-risico facturen: Stel auto-goedkeuring in voor bijvoorbeeld leveranciers met vaste contracten, abonnementen, vaste kosten zoals leasing, telecom, software 
10. Centraliseer communicatie in het platform en beperk e-mailcommunicatie 

Wij helpen je verder 

💡Wil je weten hoe je goedkeuringsflows opzet in je pre-accounting of boekhoudsysteem? Contacteer dan Justine Rousseeuw via justine.rousseeuw@denp.be voor een eerste vrijblijvend gesprek, wij denken graag met je mee.